COMPETENCIAS LABORALES

PROGRAMA TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Este programa fue creado para dar a los sectores productivos la oportunidad de contratar personal con suficiente nivel laboral para que contribuyan al desarrollo económico, social  y tecnológico de su entorno y del país, y también ofrecer a los aprendices formación en las tecnologías de la información  y la comunicación apoyadas en Internet como puente para obtener y compartir información en la atención y servicio con los clientes, las relacionadas con la producción y el procesamiento de información, el apoyo a los sistemas de información contable y la organización de eventos.

COMPETENCIAS

• Producir documentos que se originen en las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

•  Apoyar el sistema de información contable en concordancia con la normatividad

•  Procesar la información de acuerdo con las necesidades de la organización 

• Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización

• Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización

• Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objetivo social de la empresa 

• Promover la interacción idónea consigo mismo con los demás y con la naturaleza en los contextos laboral y social

• Comprender textos en ingles en forma escrita y auditiva.

 PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS:

Resultados de aprendizaje

• identificar las funciones, procedimientos, ubicación orgánico-funcional y dependencias asociadas a la unidad administrativa, dentro de la organización y su entorno.

• Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, el tipo, las funciones de la unidad administrativa; aplicando las normas gramaticales, de semántica y de sintaxis, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación y las normas de gestión de calidad.

• Digital textos utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitacion y el desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisión de acuerdo con los requerimientos y las normas de seguridad y salud ocupacional.

• Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitacion, las normas técnicas colombianas vigentes para su presentación, las de la organización. las de gestión documental y de calidad.

Producción Documental:

• " Se debe elaborar cada tipo documental en el formato correspondiente, de acuerdo con la legislación nacional vigente o según las directrices emanadas por el Archivo Central, de manera que se identifique cada documento, facilitando la labor de organización.

• Se debe llevar control del número consecutivo que le corresponde a cada tipo documental, identificando la unidad productora, y año del documento; con el propósito de controlar la producción de documentos y de agilizar la búsqueda de la información.

• La unidad deberá asumir la responsabilidad en el caso de que un mismo tipo documental, quede con el mismo número consecutivo asignado a este. Para evitar, problemas administrativos-legales al no coincidir el código asignado al asunto.  

• Se deben crear y mantener los respaldos de los documentos producidos y recibidos en las oficinas, de conformidad con el ordenamiento jurídico en la materia.

• Los expedientes se deberán conformar de forma cronológica, consecutiva e integra, identificados con el nombre o asunto, no podrán ser segregados, es decir se deberán mantener en una unidad orden, que permita la valoración, eliminación e incorporación de otros tipos documentales.

• El superior jerárquico de la unidad productora deberá delegar un responsable de recibir la correspondencia en cada oficina.

• El responsable revisará, registrará y verificará diariamente que cada documento que ingresa contenga la fecha, tipo documental, número consecutivo, asunto, la(s) firma(s) del remitente(s), nombre del funcionario a quien se traslada, el sello(s) y anexo(s) en caso que se indique(n).

• Cuando se omita información, no se recibirá la documentación, para que en un plazo no mayor de 10 días se corrija el documento, dándole  el trámite debido, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 287 de la Ley General de la Administración Pública.

• En cada documento oficial se deberá consignar el sello de recibido en la primera página en la parte superior derecha, así como en sus anexos u otros documentos que acompañen al documento de presentación. Cuando se requiera imprimir el sello de recibido en todas las páginas de un documento, la unidad responsable fijará los lineamientos respectivos. "

 FACILITAR EL SERVICIO A LOS CLIENTES

Resultados de aprendizaje

• Proporcionar atención y servicio al clientes personal y a través de los medios tecnológicos y los aplicativos disponibles, teniendo en cuenta la comunicación empresarial, los estándares de calidad y las políticas de la organización

• Utilizar los aplicativos (software y hardware) y sus características para la satisfacción de los clientes y el mejoramiento continuo de acuerdo con las políticas de la organización.

Servicio al cliente

 Es el conjunto de actividades interrelaciones que ofrece un suministrador con el fin de que el cliente obtenga el producto en el momento y lugar adecuado y se asegure un uso correcto del mismo.

• Contacto cara a cara

• Relación con el cliente

• Correspondencia

• Reclamos y cumplidos

• Instalaciones

Importancia del servicio al clienteUn buen servicio al cliente puede llegar a ser un elemento promociona para las ventas tan poderosas como los descuentos, la publicidad  o la venta personal.Atraer un nuevo cliente es aproximadamente seis veces más caro que mantener uno. Por lo que la compañías han optado por poner por escrito la actuación de la empresa.

Se han observado que los clientes son sensibles al servicio que reciben de sus suministradores, ya que significa que el cliente obtendrá a las finales menores costos de inventario. el vendedor debe estar preparado para evitar que las huelgas y desastres naturales perjudiquen al cliente.

Todas las personas que entran en contacto con el cliente proyectan actitudes  que afectan a éste el representante de ventas al llamarle por teléfono, la recepcionista en la puerta, el servicio técnico al llamar para instalar un nuevo equipo o servicio en la dependencias, y el personal de las ventas que finalmente, logra el pedido. Consciente o inconsciente, el comprador siempre está evaluando la forma como la empresa hace negocios, cómo trata a los otros clientes y cómo esperaría que le trataran a él.

El Cliente Interno Es Un Cliente Cautivo Mientras el cliente externo trae satisfacciones y beneficios, el interno trae problemas e dificultades al trabajo. Esto genera un conflicto permanente cuyas consecuencias siempre terminan perjudicando al cliente externo.

APOYAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Resultados de aprendizaje

• Elaborar los documentos comerciales, contables y títulos valores teniendo en cuenta normas contables y comerciales

• Contabilizar las operaciones de la empresa, teniendo en cuenta normas contables, comerciales, tributarias y laborales, de acuerdo con el Plan Único de Cuentas del sector.

• Generar los reportes necesarios para verificar que el registro de las operaciones este acorde con los respectivos soportes, teniendo en cuenta la normatividad vigente y los principios de contabilidad generalmente aceptados.

 Contabilidad

"La contabilidad es un sistema de información integrado a la empresa cuyas funciones son: recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la información financiera de la organización.

Las actividades de clasificación, registro y resumen son de carácter rutinario y repetitivo y no constituyen funciones finales de la contabilidad. El desarrollo y la sistematizan de la contabilidad ha liberado al contador de esta fase del proceso, permitiéndose dedicar más tiempo a labores de mayor importancia, como el análisis e interpretación de la información.

La contabilidad suministra información de la empresa a los administradores, como una contribución a sus funciones de planeación, control y toma de decisiones; los mismos requieren de información financiera confiable, comprensible, objetiva, razonable u oportuna."